文書改定・統合支援ってどんな支援？

文書改定・統合支援ってどんな支援？

直近数年、既存各種マネジメントシステム文書の内容見直し、統合、簡素化といったご要望をいただくことが増えており、以下のような例があります。

1．ルールや手順、記録様式が実態から乖離しているので、実態に合わせて修正したい
2．文書量が多いので、圧縮したい
3．文書の分冊が多いので統合したい
4．複数の規格、認証で文書が分かれているので統合したい
5．規格が改訂されたのでそれに合わせて文書を改定したい

以上で、簡素化方向の支援が多いのですが、１については、分かり易さを改善するためにあえて文書を分割したりする再編支援の例もあります。

いずれも共通するのは、まず皆様のお手元の既存文書の内容を把握し、改定や統合等の着地点を設計する必要があることです。例えば、上記4であれば、「どの文書をどの程度統合し、どの文書は統合しないのか」といった設計が必要となります。したがいまして、規格要求事項改訂に伴う文書改定のように着地点がある程度明確な場合を除き、工程をふたつに分けて提案しております。

具体的には以下の通りです。

以上で、①と②の見積１をステップ1、③の見積2をステップ2として、見積2はお客様と合意した②の設計内容に従って見積らせていただいております。とは言え、やはり全体の費用感を知りたいというお声をいただくので、仮条件を付した上でステップ2のおよその金額をお示しすることもあります。

実際に設計し、お客様と相談してみると、当初の想定よりも③の作業負荷が重くなることも、逆に軽くなるときもあります。軽くなるのは、想定よりも簡素化や統合できないケース（簡素化等の案に合意いただけないケースを含む）などです。したがいまして、想定よりも負荷が高く対価が足りない場合だけでなく、「対価のいただき過ぎ」を避けるためにも2ステップでお見積りさせていただいている次第です。

また、ステップ1で設計案を提示させていただいたところ、「方向性さえ分かれば自力でなんとかできそう」との判断でステップ2は不要と仰られるお客様もいらっしゃいましたので、基本的には2ステップの提案が適切と考えております。

なお、最終的な作業内容やボリュームが読み易い場合は、わざわざ2ステップに分けず、まとめて1ステップでお見積りさせていただいております。例えば、前述のような規格改訂に伴う文書改定支援や、事前に文書内容を拝見することができるという前提ではありますが、ご要望が極めて具体的である場合が該当します。ご要望が具体的な場合とは、「〇規程を、審査に耐えられる範囲で可能な限り量を減らしたい」といった場合です。

このような立て付けではございますが、文書内容、構成、量などについてお悩みがありましたら、よろしければお声がけください。